De mens is een honkvast beestje. We houden van voorspelbaarheid. De ene in meerdere mate dan de andere, maar het zit in elk van ons. Verandering maakt ons onrustig en zenuwachtig. Wat zit er aan te komen? Wat zullen de gevolgen voor jezelf zijn? Hoe zal je in de toekomst moeten handelen? Maar verandering is onvermijdbaar. De wereld rondom ons verandert. Wil je met jouw bedrijf meedraaien in die veranderende wereld, dan vraagt dit van tijd tot tijd een andere aanpak. Strategische denkers denken vooruit. En beschikken over de kunst om het team mee te krijgen in die veranderingen, zonder verloop of continue spanningen. Wees ook een strategische ondernemer. Volg de 8 stappen van verandering om jouw strategie succesvol toe te passen.
De oorsprong van de 8 stappen van verandering
John Paul Kotter is hoogleraar aan de bekende universiteit Harvard. Als bedrijfskundige verdiepte hij zich in de wereld van het verandermanagement. Na heel wat onderzoek kwam hij tot 8 stappen om succesvol veranderingen in een bedrijf door te voeren. Overloop deze stappen chronologisch. Een stap overslaan is nefast voor het succes van je veranderingsproces. Je wil jouw strategie niet zien mislukken. Neem de tijd om stap voor stap de verandering door te voeren. Het vraagt tijd, maar het loont.
Wat zijn de 8 stappen van verandering?
Wat zijn nu die 8 stappen van verandering? Die absoluut noodzakelijke tussenstops om veranderingen in jouw bedrijf succesvol uit te voeren?
1. Laat iedereen voelen dat er dringend iets moet veranderen.
Kom niet zomaar uit het niets met een strategie af om alles plots te veranderen. Niemand in jouw bedrijf is hier op voorbereid. Ze vallen omver of van hun stoel als ze te horen krijgen dat er belangrijke veranderingen te gebeuren staan. Ze worden onzeker over hun job en raken gedemotiveerd.
Jouw medewerkers werken dag in dag uit voor jouw bedrijf. Ze leggen mee hun ziel in jouw bedrijf. Leg hen niet zomaar een strategie op waar ze niet op voorbereid zijn. Nog voor je jouw plannen communiceert, start je bij de basis. Je bereidt iedereen er op voor dat veranderingen nodig zijn. Waarom moet er iets veranderen? Welke problemen zullen deze veranderingen oplossen? Speel in op de emoties van je medewerkers. Laat jouw medewerkers meedenken aan jouw verhaal. Leg problemen op tafel en maak aan je medewerkers duidelijk dat veranderingen nodig zijn om hun werk aangenamer te maken.
2. Bepaal wie de veranderingen zal leiden.
Stel een werkgroep samen. Wie is het best geplaatst om met een kritisch oog het bedrijf te bekijken? Wie heeft invloed op jouw medewerkers? Wie motiveert iedereen om mee te gaan in het verhaal?
Denk je dat jouw bedrijf te klein is om op die manier te werken? Niets is minder waar. Ook met een heel klein team volg je deze stappen. Heb je bijvoorbeeld maar 1 medewerker. Dan is het even belangrijk om deze medewerker van bij het begin te betrekken bij het veranderingsproces. Want als die medewerker niet meer gemotiveerd is, dan heb je een groot probleem. Strategie is niet enkel voor mastodonten. Elke ondernemer en onderneming heeft baat bij strategisch denken.
3. Verwoord een duidelijke visie.
De werkgroep formuleert een heldere en duidelijke visie over het veranderingsproces. Waarom moeten er iets veranderen? En wat moet er veranderen? Verandering start bij emoties. Zitten de emoties goed, dan volgt het gedrag vanzelf. Iemand die zich goed voelt bij de veranderingen, zal zich er ook naar gedragen. En dat is het punt waar je toe wil komen.
4. Communiceer de visie naar je medewerkers.
Met een heldere visie communiceer je duidelijk de reden van de verandering naar al je medewerkers toe. Herhaal die visie regelmatig. Prent ze als het ware in bij iedereen in je bedrijf. Betrokkenheid is een belangrijke factor om iedereen mee te krijgen in het proces. Met een duidelijke visie verhoog je die betrokkenheid aanzienlijk. Focus op de positieve uitkomst van de veranderingen. Maak vooral duidelijk aan je medewerkers wat de verandering voor henzelf zal betekenen. Motiveer hen om aan die verandering mee te werken. Neem hiermee hun onzekerheid en wantrouwen over de veranderingen volledig weg.
5. Neem obstakels weg en zorg voor een breed draagvlak.
Neem jouw bedrijf goed onder de loep. Wat strookt niet met de weg die je wil inslaan? Wat verhindert zelfs de weg richting jouw strategische veranderingen? Klopt het totaalplaatje? Denk aan zaken als IT-infrastructuur, kantoorinrichting, evaluatiesystemen,… Past jouw ‘oude’ manier van werken wel bij jouw ‘nieuwe’ manier van werken? Zo niet, doe de nodige aanpassingen.
6. Boek successen op korte termijn.
Snelle resultaten werken bevestigend en motiverend. Je krijgt instant dat ‘we zijn goed bezig’-gevoel. En dat smaakt naar meer. Hoe klein de stappen ook zijn. Elk succes draagt bij tot de motivatie om verder de veranderingen door te voeren.
7. Moedig meer verandering aan.
De kleine successen uit de zesde stap geven vaak het gevoel dat het veranderingsproces al afgerond is. Dat is een gevaarlijke valkuil. Let in deze stap ook op voor uitgebluste medewerkers. De geleidelijke veranderingen zorgen voor stress. De werkdruk neemt toe. Sommige zaken gebeuren al op de nieuwe manier, andere nog op de oude. Het is een wirwar. Geef jouw medewerkers een duidelijk vooruitzicht. Hou het gevoel vast dat de veranderingen hoogstnoodzakelijk zijn om het bedrijf succesvol te houden. Luister naar de frustraties, werk bij, pas aan. Hou tijdens het volledige proces steeds in je achterhoofd dat het volledige team moet mee blijven geloven in het verhaal.
8. Zie de veranderingen als een vast onderdeel van je dagelijkse bedrijfsvoering.
Kotter gebruikt hiervoor het woord verankeren. Veranker de veranderingen in jouw bedrijf. Leg frequente momenten vast om de veranderingen op te volgen. Je meet, je evalueert en je stuurt bij. Doe dit voor alle processen die verandering ondergaan. Ook voor subjectievere zaken als het doorzettingsvermogen om verder de veranderingen door te voeren. Ga niet slabakken. Anders is het ganse proces voor niets geweest. Blijf verder inzetten op het succesvol uitvoeren van jouw strategie.
Bronnen
Kotter J. P., Chan Kim W., Mauborgne R. A., HBR’s 10 Must Reads on Change Management, Harvard Business Review, 2011.
Kotter J.P., Leading Change, Harvard Business Review Press, 2012.
