Bij het opstellen van een strategie formuleer je doelstellingen. Wat wil je op korte of lange termijn bereiken? Maar dat is pas het begin van het werk. De doelstellingen betekenen niets zonder een goede opvolging. En daar komen KPI’s in beeld. Het zijn de indicatoren waarmee je nagaat of je op schema bent om je doelstellingen te bereiken.
Wat zijn de kenmerken van goede KPI’s?
Het is belangrijk dat je KPI’s aan het SMART-principe voldoen:
- Specifiek
- Meetbaar
- Acceptabel
- Realistisch
- Tijdsgebonden
KPI’s zijn resultaatgericht. Het gaat dus effectief over het bereiken van resultaten. Niet over de inspanningen die je doet om eventuele resultaten te bereiken.
Stel KPI’s voor elke afdeling van je bedrijf
Dit is niet enkel voor bedrijven met verschillende fysieke afdelingen. Elke KMO heeft in de bedrijfsvoering te maken met meerdere aspecten. Hoe specifieker de KPI, hoe meer kans dat je doelstellingen bereikt worden. Noteer de verschillende afdelingen waarvoor je specifieke doelstellingen wil behalen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- sales
- administratie
- klantenservice
- operationele werking
- marketing
- management
- HR
- financieel
- ...
Formuleer heldere KPi’s om je doelstellingen in deze domeinen te behalen. Zo heb je een werkdocument om je strategie waar te maken en om alles gestructureerd op te volgen.
Voorbeelden van doelstellingen met KPI’s
Lees onderstaande voorbeelden om je een duidelijker beeld te vormen van wat KPI’s zijn.
Voorbeeld 1:
Doelstelling op vlak van klantenservice: Extreem loyale klanten creëren
KPI’s
- Tegen het derde kwartaal het klantenbehoud opdrijven van 75% naar 78%.
- Tegen het einde van het kwartaal de goede klanten (= klanten die 25% van de omzet bepalen) doen stijgen met 5%.
Voorbeeld 2:
Doelstelling op vlak van administratie: efficiënte correspondentie
KPI’s
- Tegen het einde van de maand 80% van de mails binnen de 24u beantwoorden.
- Een werkende chatbox aanmaken op de website tegen het einde van het kwartaal.
Voorbeeld 3:
Doelstelling op vlak van marketing: meer visibiltieit op social media
KPI’s
- Vanaf nu wekelijks twee berichten op alle social media-kanalen van het bedrijf posten.
- 60% meer volgers op Facebook tegen het einde van het tweede kwartaal.
Voorbeeld 4:
Doelstelling op vlak van HR: betrokkenheid van de medewerkers vergroten
KPI’s
- Vanaf nu een maandelijkse bevraging naar de medewerkers sturen omtrent de tevredenheid op het werk met een invulratio van 90%.
- Tegen het einde van de maand een intern communicatiekanaal opzetten en wekelijks 3 berichten plaatsen.
Voorbeeld 5:
Doelstelling op financieel vlak: meer winst genereren
KPI’s
- Tegen het einde van het boekjaar een omzetstijging van 20% voor product A bekomen.
- De kost van de leverancier tegen het einde van het derde kwartaal reduceren met 2%.
Lees meer over het verschil tussen ROI, KSF en KPI en hun belang voor jouw strategie.
Bronnen
Marr B., Key Performance Indicators (KPI): The 75 measures every manager needs to know, Pearson UK, 2012.
Parmenter, D., Key performance indicators: developing, implementing, and using winning KPIs, John Wiley & Sons, 2015.
